Đầu tiên, bạn cần nắm qua quy tắc gõ dấu trong van bản: các dấu chấm (.) hay dấu phẩy (,) phải luôn luôn nằm liền sau ký tự (không có khoảng trắng phía trước) và tiếp theo là một khoảng trắng rồi mới tới ký tự kế tiếp. Nếu bạn không muốn tìm và xóa các khoảng trắng thừa một cách thủ công, vừa tốn thời gian, đôi khi lại còn thiếu sót... bạn có thể tạo một macro để Word tự động thực hiện công việc giúp bạn.
- Bước 1: Khởi động Word, vào menu Tools\ Macro\ Record New Macro. Lúc này hộp thoại Record Macro hiện ra, bạn gõ tudongkiemtra vào ô Macro name, các tuỳ chọn khác để mặc định. Sau đó nhấp
- Bước 2: Trên màn hình Word xuất hiện thêm thanh công cụ Stop Recording
phục vụ cho việc thu Macro. Con trỏ chuột của bạn sẽ kèm theo một cuộn băng. Bạn nhấp chuột vào menu Edit\ Replace. Trong hộp thoại Find and Replace bạn gõ các ký tự tìm kiếm vào ô Find what và ký tự thay thế vào ô Replace with. Ví dụ ở đây tôi gõ vào ô Find what là khoảng trắng và dấu chấm ( .), Replace with là dấu chấm (.). Sau đó nhấp Replace All để tìm và thay thế trong toàn bộ van bản. Thực hiện tương tự cho các dấu còn lại như dấu khoảng trắng và dấu phẩy ( ,) sẽ thay bằng dấu phẩy (,), dấu khoảng trắng và dấu chấm than ( !) sẽ thay bằng dấu chấm than (!)...
- Bước 3: Nhấp Stop Recording trên thanh công cụ.
- Bước 4: Vào menu Tools\ Customize. Hộp thoại Customize xuất hiện, bạn nhấp tiếp vào Keyboard. Trong khung Categories bạn chọn Macros, ở khung Macros bên cạnh bạn chọn mục tudongkiemtra. Ở mục Press new shortcut key, bạn gõ phím nóng dễ nhớ vào ô này, ví dụ như Ctrl+Alt+B. Sau đó bạn nhấp Assign.
Từ nay trở về sau mỗi khi cần xóa đi các khoảng trống thừa trong van bản, bạn chỉ cần gõ phím nóng Ctrl+Alt+B là xong, thật nhanh chóng.
Wed Nov 03, 2010 5:43 am